Informativa in materia di protezione dei dati personali ai sensi degli art. 13 e 14 del Regolamento Europeo 679/2016

 

Gentile Signore/a,

ai sensi del Regolamento Europeo in materia di protezione dei dati personali, la informiamo che la scrivente organizzazione è Titolare dei suoi dati qualificati come “Dati Personali”.

Il trattamento delle informazioni che La riguardano, sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, per tutelare la Sua riservatezza e i Suoi diritti.

 

Titolare e contatti

Il Titolare del trattamento è AIA Associazione Italiana Acquerellisti (di seguito anche “AIA” o il Titolare), con sede legale e operativa a Milano in via G. Ciardi 25.

Per ogni informazione si prega di scrivere a info@acquerello-aia.it

 

Tipologia di dati trattati

Il trattamento potrebbe avere per oggetto alcuni di questi dati personali, strettamente pertinenti alle finalità per i quali vengono raccolti:

• Dati identificativi quali nominativo, indirizzo, luogo e data di nascita, recapiti telefonici e di posta elettronica, documenti di identità, codice fiscale e partita IVA
• Informazioni relative a istruzione e cultura quali titoli di studio, pubblicazioni, percorso formativo

 

Questo tipo di dati potrebbero essere raccolti e trattati in occasione di:

• Compilazione form di adesione all’associazione (in qualità di socio o simpatizzante)
• Compilazione form di richiesta e/o di registrazione al sito o a sue aree riservate
• Partecipazione ad eventi dell’associazione
• Partecipazione a fiere e manifestazioni di settore
• Invio di richieste attraverso posta elettronica

 

Il trattamento non avrà ad oggetto dati di natura sensibile, ai sensi dell’art. 9 Capo I (“categorie particolari di dati personali”) del Regolamento (ovvero quei dati “…idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale”).

 

Finalità del trattamento e base giuridica

Il trattamento dei dati personali avviene per diverse finalità, alcune sono legate strettamente all’attività associativa, altre sono relative a comunicazioni più generali.

1. Raccolta dei dati degli associati e gestione del relativo database
2. Perfezionamento ed esecuzione di ogni attività ed iniziativa promossa o realizzata dall’associazione
3. Promozione e patrocinio di attività e iniziative rientranti nell’oggetto sociale dell’associazione, attraverso l’invio, su supporto cartaceo e/o informatico, di inviti e documentazione relativi ad eventi realizzati o promossi dall’associazione oppure comunicazioni periodiche di interesse
4. Invio della newsletter previa specifica iscrizione al servizio (consenso esplicito richiesto)
5. Pubblicazione su strumenti cartacei e informatici (incluso il sito web dell’associazione) dei dati degli associati e delle loro opere
6. Pubblicazione di immagini/video riprese in occasione di eventi/corsi, nel sito dell’Associazione, sui social network dell’Associazione o su newsletter o su materiale cartaceo di promozione delle attività istituzionali dell’Associazione, previo esplicito consenso
7. Gestione della registrazione al sito, a sezioni particolari (es. area riservata soci) e attività connesse ai servizi ivi offerti. Invio di e-mail c.d. “transazionali”, legate alla procedura di registrazione al sito e al mantenimento dell’account attivo.
8. Riscontro e risposta alle richieste degli utenti
9. Adempimenti di tipo contabile, amministrativo, fiscale, ecc., previsti dalla legge italiana, europea od internazionale

Qualora il Titolare dovesse aggiungere altre finalità di trattamento diverse da quelle descritte, adeguerà la presente informativa e chiederà il consenso al trattamento (se dovuto) nella modalità più opportuna.

Il trattamento ha base giuridica legata innanzi tutto all’adempimento del contratto tra le parti, oltre che al rispetto delle norme di legge. I dati sono trattati anche per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare, che deve coltivare il rapporto con i suoi associati, rendicontando le attività svolte e comunicando ogni iniziativa che li riguardi.

Laddove necessario, sarà inoltre raccolto esplicito consenso al trattamento, che l’Interessato avrà il diritto di revocare in qualsiasi momento rivolgendosi al Titolare, senza per questo pregiudicare l’adesione all’associazione. È possibile annullare l’iscrizione alla newsletter attraverso apposito meccanismo di “Unsubscribe” posto all’interno della comunicazione medesima.

 

Modalità e durata del trattamento

Il trattamento dei dati personali viene effettuato attraverso procedure e supporti elettronici e/o manualmente (ad es. su supporti cartacei) per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per i quali i dati sono stati raccolti e, comunque, in conformità alle disposizioni normative vigenti in materia. Per le finalità di invio delle newsletter, i dati saranno conservati fin quando il consenso non verrà revocato.

Inoltre, l’associazione è tenuta a conservare alcune informazioni in base a requisiti di legge e per un tempo ragionevolmente necessario per soddisfare i requisiti legali, risolvere controversie, evitare frodi ed abusi ed applicare i propri termini e condizioni. I dati personali trattati per finalità amministrative, contrattuali e legali sono pertanto conservati per almeno 10 anni.

 

Conferimento dei dati

In generale il conferimento dei dati trattati per l’adesione all’associazione, per gli obblighi legali e l’esecuzione contrattuale è necessario. L’eventuale opposizione al trattamento in tutto o in parte potrà determinare l’impossibilità per AIA a dar corso al rapporto associativo e/o la mancata prosecuzione del rapporto associativo stesso.

Per tutte le altre finalità gli utenti sono liberi di fornire i propri dati personali. Il loro mancato conferimento può comportare unicamente l’impossibilità di ottenere quanto richiesto, di restare informati nel migliore dei modi sulla vita associativa o di avere visibilità sul sito web dell’associazione.

Il consenso all’utilizzo delle immagini/video relative agli associati e alla diffusione dei dati attraverso il sito istituzionale e nelle altre modalità sopra descritte è del tutto facoltativo.

 

Comunicazione e Trasferimento di Dati Personali

I dati potranno venire a conoscenza dei soggetti appositamente incaricati e autorizzati al trattamento, che ricevono al riguardo adeguate istruzioni operative. Inoltre, i dati potranno essere trattati da persone giuridiche o fisiche esterne di cui il Titolare potrebbe avvalersi nell’ambito della gestione del rapporto con i propri utenti ovvero in ottemperanza con le finalità istituzionali. Tali soggetti agiscono quali responsabili esterni del trattamento o come Titolari autonomi quando non esistono i presupposti per l’incarico di responsabile.

I dati potranno essere comunicati ad enti pubblici o altri soggetti privati (es. Enti pubblici, Autorità di controllo, Forze di Polizia, Istituti bancari etc.), esclusivamente per l’adempimento di obblighi previsti dalla legge ed esclusivamente nell’ambito delle finalità sopra espresse.

Per l’organizzazione e lo svolgimento di eventi, esposizioni e manifestazioni i dati personali dei partecipanti potranno essere eventualmente trasferiti all’estero, anche in paesi non appartenenti all’Unione Europea in conformità a quanto previsto dalla normativa vigente (Capo V del GDPR – articoli 45, 46, 49).

La gestione e la conservazione dei dati personali avvengono in cloud e/o su server ubicati all’interno dell’Unione Europea. Ove, per specifiche esigenze tecnologiche, fosse necessario trasferire i dati all’esterno dell’Unione Europea, il Titolare si impegna a garantire adeguati livelli di tutela e salvaguardia dei dati personali, nel rispetto delle norme applicabili, ivi inclusa la stipulazione di clausole contrattuali tipo.

I dati personali non sono soggetti a diffusione, ad eccezione dell’eventuale pubblicazione dei dati relativi agli associati sul sito web istituzionale o relativi social network.

 

Diritti degli interessati

Il Regolamento Europeo riconosce all’Interessato numerosi diritti che vi chiediamo di considerare attentamente. Ricordiamo in particolare i diritti di:

• accesso dell’interessato:
  • conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano;
  • comunicazione del trasferimento dei dati a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale;
  • ottenere una copia dei dati personali oggetto di trattamento (se e solo se non vengono lesi diritti e libertà altrui);
• rettifica;
• cancellazione totale (diritto all’oblio);
• limitazione di trattamento;
• obbligo di notifica in caso di rettifica o cancellazione dei dati personali o limitazione del trattamento;
• portabilità dei dati;
• opposizione.

L’interessato ha altresì il diritto di ricevere una comunicazione tempestiva in caso di una violazione dei dati personali che possa danneggiare la sua dignità e libertà.